Confidențialitatea datelor

REGULAMENTUL GENERAL DE PROTECTIE A DATELOR PERSONALE

Confidențialitatea ta este importantă pentru S.C. SOFTMANAGER S.R.L.. Scopul acestei Politici de confidențialitate este să-ți explice ce date culegem, de ce le culegem și modul în care folosim, dezvăluim, transferăm și stocăm datele tale.

1. Identitatea S.C. SOFTMANAGER S.R.L.
 Dacă ai întrebări cu privire la această politică de confidențialitate, ne poți contacta utilizând informațiile de mai jos. 
 S.C. SOFTMANAGER S.R.L
 Adresa: str. Zmeului, nr 21, Prahova, Ploiesti, România
 Phone: +40 743 608 751
 E-mail: contact@softmanager.ro
 CUI: RO 40699588
 Nr. Ord. Reg. Com.:  J29/1098/2019
 Clienții noștri pot trimite întrebări în legătură cu protecția datelor, confidențialitatea și securitatea datelor cu caracter personal, la adresa de e-mail contact@softmanager.ro.

2. Ce informații colectăm? 

Poți vizita site-ul nostru în mod anonim. 

Dacă alegi să te înregistrezi pe site-ul nostru, vor fi procesate patru categorii de date către tine și în numele tău: 

• “Datele contului” 

Când te înregistrezi pentru un cont pe site-ul nostru, sunt colectate detalii de bază cum ar fi:

• Cod de Identificare Fiscală
• adresa de e-mail a firmei
• telefon
• numele persoanei tale de contact (nume, prenume, e-mail)
• adresa sediului (oraș, județ, stradă, cod poștal)
• Nr. Înmatriculare în Reg. Com
• dacă ești sau nu plătitor de TVA
• datele tale de acces (nume cont, nume utilizator, parolă)

După completarea tuturor acestor date, ești rugat să accepți termenii și condițiile de utilizare, după ce le-ai luat la cunoștință în prealabil. 

“Datele de configurare” 

Colectăm datele pe care tu le introduci în mod direct în aplicația noastră după autentificare și conectare (folosind interfața utilizator disponibilă prin browser sau serviciul API) cum ar fi:

• datele ce țin de contul tău, respectiv datele personale (nume, prenume, telefon, CNP, act de identitate) , datele de acces (nume utilizator, parolă nouă dacă dorești să o schimbi, e-mail), cheia API și detalii despre abonamentul SoftManager CRM, pe care îl poți modifica oricând din această secțiune
• datele despre firma ta respectiv date fiscale și date de contact: (denumire, CIF, plătitor de TVA sau nu, Nr. Ord. Reg. Com, EUID, capital social, capital social subscris, capital social vărsat, adresă, oraș, județ, țară, cod poștal, telefon, fax, e-mail, site), date bancare (denumire bancă, IBAN, SWIFT, monedă), logo, puncte de lucru (denumire, adresă, telefon, fax), utilizatori și drepturi acordate utilizatorilor (datele personale și datele de acces ale acestora)
• configurările documentelor: valori implicite pentru facturare (monedă, cotă TVA, curs BNR, data scadenței facturilor, penalizările pe zi sau pe lună, valori implicite pentru explicații/ mențiuni, care vor fi adăugate pe toate documentele create; acestea pot fi setate pentru facturi, facturi proforme, chitanțe, cât și avize), configurările seriilor tuturor tipurilor de documente, setarea modelelor și șabloanelor pentru toate tipurile de document, culori și fonturi care vor asigura design-ul dorit documentelor tale

Aceste date influențează în mod decisiv funcționarea aplicației, conținutul și aspectul documentelor rezultate care pot fi trimise către clienții tăi finali și eventuala comunicare automată cu clienții tăi finali (trimitere facturi scadente, mesaje de amintire, mesaje de confirmare).

“Datele clienților și a utilizatorilor definiți de tine “ 

În aplicația noastră poți defini mai mulți utilizatori cu diverse drepturi care vor putea folosi aplicația (pot avea drepturi de administrator, respectiv să facă orice tip de modificări, drepturi de acces, sau pot fi dezactivați fiind deci în imposibilitate de a folosi serviciul). 

Date pe care tu le poți stoca în aplicația noastră despre utilizatorii contului, care sunt împărțite în două categorii: opționale și obligatorii. 

*Obligatorii: nume, prenume, nume de utilizator, adresă de e-mail.

*Opționale: telefon, Cod Numeric Personal, tip act de identitate, serie act de identitate, număr act de identitate, emitentul actului de identitate, data emiterii actului de identitate. 

În aplicația noastră poți defini mai mulți clienți de-ai firmei tale. De asemenea poți defini persoane de contact ale clienților tăi. 

Date pe care le puteți stoca în aplicația noastră despre clienți, care sunt împărțite în două categorii, respectiv opționale și obligatorii. 

*Obligatorii: (CIF, denumire, tip client, adresă, oraș, țară) 

*Opționale: indicator TVA, Nr. Ord. Reg. Com., numele băncii, numărul contului (IBAN), cod poștal, județ, e-mail, fax, telefon, site și 

Date pe care le poți stoca în aplicația noastră despre clienți, care sunt împărțite în două categorii: opționale și obligatorii. 

*Obligatorii: nume, prenume 

*Opționale: telefon, mobil, e-mail. 

Înregistrările salvate de tine pentru utilizatori, clienți și persoane de contact pot fi asociate cu diverse alte înregistrări cum ar fi documentele, produsele, abonamente,  documente standard. 

“Datele generate de sistem” Serviciul creează și stochează automat metodele pe baza celorlalte tipuri de date, ex:

Datele abonamentului, cum ar fi data de începere și data de sfârșit.

Facturile emise clienților serviciului SoftManager CRM. 

Poți crea, edita, modifica și șterge toate datele administrate de tine prin intermediul interfeței utilizator sau interfeței API. Dacă o instrucțiune specifică privind datele personale nu poate fi efectuată prin interfața utilizator sau API, poți să ne trimiți instrucțiuni specifice folosind adresa de email contact@softmanager.ro.

3. Pentru ce folosim informațiile tale? 

Orice informație pe care o colectăm de la tine poate fi utilizată pentru unul sau mai multe din următoarele scopuri:

3.1. Pentru a-ți personaliza experiența și interfața (informațiile precum codul TVA intracomunitar, sau TVA implică apariția coloanei de TVA, dacă ai definit un punct de lucru poți alege ca acesta să apară pe factură, dacă ai predefinit mențiunile pentru documente, acestea vor apărea pe fiecare document emis, dacă predefiniți chiar și datele opționale ale utilizatorilor, 

acestea pot apărea dacă vor fi selectați ca delegat, casier, etc). Toate acestea vor ajuta la îndeplinirea mai exactă a nevoilor tale individuale;

3.2. Pentru a-ți permite să controlezi conținutul și aspectul documentelor rezultate din aplicația SoftManager CRM (facturi, avize,comenzi,contracte,oferte chitanțe, proforme, alte documente) precum și interacțiunea cu clienții tăi (trimiteri manuale sau automate a facturilor pe e-mail), emiteri automate de facturi sau proforme prin rularea abonamentelor definite, afișarea unei pagini publice cu datele unui document și posibilitatea de a-l descărca în format PDF, și alte funcții personalizate

3.3. Pentru a îmbunătăți sistemul S.C. SOFTMANAGER S.R.L., se străduiește continuu să îmbunătățească ofertele site-ului nostru pe baza informațiilor și feedback-ului pe care le primim de la clienții noștri);

3.4. Pentru a te identifica ca parte contractantă;

3.5. Pentru a-ți permite să te autentifici în siguranță la https://crm.softmanager.ro/

3.6. Pentru a stabili un canal principal de comunicare cu tine (adresa de e-mail, telefon, adresă, nume, prenume);

3.7.Pentru a permite companiei S.C. SOFTMANAGER S.R.L.
  să emită facturi valabile și să proceseze tranzacții. Informațiile tale nu vor fi vândute, schimbate, transferate sau date oricărei alte companii, din orice motiv, fără consimțământul tău altfel decât în scopul explicit de a furniza serviciul solicitat;

3.8. Pentru a permite manipularea automată a abonamentelor;

3.9. Pentru a-ți furniza informații agregate cu privire la clienții și produsele tale, la documentele create, la abonamentele definite, documentele standard, la proiectele etc.

3.10. Pentru a trimite mesaje importante legate de serviciul Softmanager CRM pe e-mail (adresa de e-mail pe care o furnizezi poate fi utilizată pentru a-ți trimite informații și actualizări referitoare la site-ul nostru, anunțarea expirării perioadei promoționale, trimiterea facturilor scadente, trimiterea mesajelor de amintire a plății, trimiterea mesajelor de întârziere a plății, informații despre eventuale incidente în legătura cu activitatea contului tău) 

3.11. pentru recuperarea debitelor și solutionarea oricăror diferende judiciare aflate în legătură cu raporturile contractuale.

4. Baza legală 

4.1. Regulamentul UE privind protecția generală a datelor (GDPR) 

Prelucrarea datelor tale se face fie pe baza consimțământului tău, fie în cazul în care prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care ești parte sau pentru a lua măsuri la solicitarea ta înainte de a încheia un contract, cf. GDPR art. 6 (1) (a) - (b). 

Poți oricând să-ți retragi consimțământul privind prelucrarea datelor personale, contactându-ne utilizând informațiile de contact de la Art. 1 

Pentru a încheia un contract de adeziune la serviciului SoftManager CRM oferit de S.C. SOFTMANAGER S.R.L., trebuie să ne furnizezi datele personale necesare.

5. Cum protejăm informațiile tale? 

S.C. SOFTMANAGER   S.R.L. implementează următoarele măsuri tehnice, fizice și organizaționale pentru a menține securitatea datelor tale personale împotriva distrugerii accidentale sau ilegale sau a pierderii accidentale, modificării, utilizării neautorizate, modificărilor neautorizate, divulgării sau accesului și împotriva oricărei alte forme de prelucrare ilegală.

5.1. Disponibilitate 

Serviciul utilizează caracteristicile extinse ale mediului cloud pentru a asigura o disponibilitate ridicată, cum ar fi redundanța completă, echilibrarea încărcării (load balancing), scalarea automată a capacității, backup-ul continuu al datelor. 

Nu există date personale stocate permanent în afara platformelor cloud administrate de S.C. SOFTMANAGER   S.R.L.. Astfel, securitatea fizică este menținută de S.C. SOFTAMANGER S.R.L.., a se vedea clauza 7. Datele prelucrate sunt în siguranță. Centrele de date unde sunt stocate fizic datele sunt deținute de RCS Lille Métropole 424 761 419 00045(OVH.com), 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix, Franța, deci localizate în Uniunea Europeană. OVH.com și ceilalți subcontractanți se conformează tuturor cerințelor GDPR.

5.2. Integritate 

Pentru a asigura integritatea, toate transmisiile de date sunt criptate pentru a se alinia cu cele mai bune practici pentru protejarea confidențialității și a integrității datelor. Utilizăm tehnologia Secure Socket Layer (SSL) pentru a transmite comunicațiile dintre tine și aplicație, folosind interfața utilizator sau serviciul API. 

Pentru datele în tranzit, serviciul utilizează protocoale de transport standard pentru industrie atât între dispozitive și centrele de date cât și în interiorul centrelor de date.

5.3. Confidențialitate 

Toți membrii personalului sunt supuși unei confidențialități depline, iar subcontractanții și subprocesorii trebuie să semneze un acord de confidențialitate, în cazul în care confidențialitatea totală nu face parte din principala înțelegere dintre părți. 

Ori de câte ori datele personale sunt accesate de personal autorizat, accesul este posibil numai printr-o conexiune criptată.

5.4. Transparenţă 

S.C. SOFTMANAGER S.R.L.. te va informa în permanență despre modificările aduse proceselor pentru a proteja confidențialitatea și securitatea datelor, inclusiv practicile și politicile. Poți cere oricând informații despre locul și modul în care datele sunt stocate, securizate și utilizate.

5.5. Abilitatea de a interveni 

S.C. SOFTMANAGER S.R.L.. îți permite să accesezi, să rectifici și să ștergi datele administrate de tine utilizând interfața utilizator și serviciul API. Se pot face și batch actions, adică se pot șterge înregistrări multiple, se pot importa fișierele cu înregistrări multiple și se pot și modifica înregisitrări multiple (de ex. Când se schimbă cota TVA). 

Din punct de vedere tehnic, personalul S.C. SOFTMANAGER S.R.L.. are posibilitatea de a folosi aplicația în numele unui anume utilizator prin funcția ‘switch user’. Această acțiune are loc după o confirmare prealabilă din partea clientului (verbală sau în scris). 

Responsabilitatea generală pentru securitatea datelor revine responsabilului de protecție (DPO) a datelor al S.C. SOFTMANAGER S.R.L.. care educă și actualizează personalul cu privire la măsurile de securitate a datelor.

5.6. Monitorizarea 

S.C. SOFTMANAGER S.R.L.. utilizează rapoarte și notificări de securitate pentru a monitoriza tentative de acces sau utilizare frauduloasă și pentru a identifica și contracara în mod proactiv potențialele amenințări. Operațiile administrative, inclusiv accesul la sistem, sunt înregistrate pentru a furniza un istoric al acțiunilor (audit trail) dacă se fac modificări neautorizate sau accidentale. 

Performanța și disponibilitatea sistemului sunt monitorizate atât de serviciile de monitorizare interne, cât și de cele externe.

5.7. Notificarea privind încălcarea datelor cu caracter personal 

În cazul în care datele tale sunt compromise, S.C. SOFTMANAGER S.R.L..  îți vom notifica ție și autorității (autorităților) de supraveghere competente în decurs de 72 de ore prin e-mail informații despre amploarea încălcării, datele afectate, orice impact asupra serviciului și a planului de acțiune S.C. SOFTMANAGER S.R.L.. cu măsuri pentru a asigura datele și pentru a limita orice posibil efect negativ asupra persoanelor vizate. 

"Încălcarea datelor cu caracter personal" înseamnă o încălcare a securității care duce la distrugerea, pierderea, modificarea, dezvăluirea neautorizată sau accesarea neautorizată a datelor personale transmise, stocate sau prelucrate în alt mod în legătură cu furnizarea serviciului.

6. Cum folosim cookie-urile?

Vezi declarația Cookie a S.C. SOFTMANAGER S.R.L. de la https://www.softmanager.ro/DespreCookies.html pentru informații despre cookie-urile pe care le folosim.

7. Dezvăluim informații unor părți externe? 

S.C. SOFTMANAGER S.R.L. nu vinde, comercializează sau transferă în alt mod părților externe orice informații de identificare personală. 

Parteneri sau subcontractori de încredere care ne asistă în exploatarea site-ului nostru cu scopul desfășurarea afacerii noastre sau în deservirea ta pot avea acces la informații:

- atunci când credem că acest lucru este necesar pentru a respecta legea,

- când suntem solicitați în acest sens de către organele competente ale statului,

- pentru a impune respectarea politicilor site-ului nostrum,

- pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranța noastră sau a altora. de identificare personală pe baza nevoii de a cunoaște și vor avea obligația contractuală de a păstra confidențialitatea informațiilor. 

De asemenea, vom putea să dezvăluim informații în următoarele situații:

7.1. Subcontractanții și partenerii de încredere 

Pentru oferirea serviciilor disponibile prin site-ul crm.softmanager.ro colaborăm cu diverși subcontractanți și parteneri de încredere. Din datele furnizate mai jos, poate fi observat faptul că date cu caracter personal sunt transferate doar către unii dintre aceștia:

RCS Lille Métropole 424 761 419 00045(OVH.com), Franța - care ne oferă servicii de cloud și infrastructură. Aici sunt stocate și transferate inclusiv date cu caracter personal.

Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA - ne ofer serviciul Google Analytics. Nu transferăm date cu caracter personal către acest partener. Inclusiv adresa IP a vizitatorului este anonimizată înainte de transfer. Certificarea EU-US Privacy Shield pentru acest subcontractant se poate consulta aici: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active

Toți subcontractanții noștri care prelucrează datele personale trebuie să se conformeze prevederilor GDPR. Vom monitoriza menținerea standardelor impuse de GDPR de către subcontractori și subprocesori pentru a se asigura că sunt îndeplinite cerințele privind protecția datelor. Toți subcontractanții din Statele Unite ale Americii(USA), sunt certificați conform EU-US Privacy Shield. 

Modificările privind adăugarea sau înlocuirea subcontractanților sau a partenerilor care manipulează datele cu caracter personal vor fi anunțate prin actualizarea prezentului document. Tu ai posibilitatea de a te opune unor astfel de modificări și de a rezilia contractul cu S.C. SOFTMANAGER  S.R.L.

7.2. Divulgarea obligatorie din punct de vedere legal 

S.C. SOFTMANAGER S.R.L. va divulga datele clientului către organele de drept dacă există acceptul tău sau dacă este o cerință legală. S.C. SOFTMANAGER S.R.L va încearca să limiteze divulgarea datelor la strictul necesar.

9. Unde stocăm informațiile?

9.1. Locația datelor personale 

Toate datele sunt stocate în centrele de date ale RCS Lille Métropole 424 761 419 00045(OVH.com) din Franța. În situația în care delegăm activități de prelucrare a datelor către subcontractori , acești subcontractori trebuie să fie certificați conform EU-US Privacy Shield. 

Datele stocate în baze de date relaționale sunt replicate în mod automat în timp real către bazele de date secundare sau folosind mecanisme de replicare multiplă automată în cadrul clusterelor de bază de date Multi-Master cu minim 3 instanțe. 

Datele stocate în sisteme de fișiere sau folosind servicii de stocare compatibile sunt de asemenea disponibile în copii multiple care se realizează în mod automat cel puțin o dată pe zi. 

Se fac în mod automat copii de siguranță a bazelor de date pentru a permite restaurarea stării acestora la momente anterioare. Perioada de retenție este de 7 zile. Copiile de siguranță sunt stocate pe dispozitive fizice diferite de cele pe care rulează instanțele bazelor de date.

9.2. Instalarea de software pe sistemul clientului 

Nu este necesară instalarea de software pentru a utiliza serviciul. Serviciul oferit de S.C. SOFTMANAGER S.R.L este accesibil printr-un browser web standard, utilizând automat o conexiune https criptată pentru toate comunicațiile dintre browserul tău și serverul S.C. SOFTMANAGER S.R.L pentru a proteja orice date de interceptare în timpul transferurilor de rețea.

10. Acces, transfer de date, migrare și asistență de transfer 

Poți obține în orice moment confirmarea de la S.C. SOFTMANAGER S.R.L. cu privire la faptul că datele personale referitoare la tine sunt procesate sau nu. 

11. Solicitarea de rectificare, restrângere sau ștergere a datelor cu caracter personal

11.1. Rectificare 

Poți obține în orice moment, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor personale inexacte referitoare la tine, cf. clauza 5.6. 

11.2. Restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal 

Poți oricând să soliciți S.C. SOFTMANAGER S.R.L să restricționeze prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când se aplică una dintre următoarele:

• dacă contești acuratețea datelor personale, caz în care restricționarea se aplică pentru o perioadă care să permită companiei noastre să verifice corectitudinea datelor personale,
• dacă prelucrarea este ilegală și te opui ștergerii datelor cu caracter personal și soliciți în schimb restricția de utilizare a acestora,
• dacă S.C. SOFTMANAGER S.R.L. nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar ele sunt solicitate de tine pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale.

11.3. Ştergere 

Poți să soliciți, fără întârziere nejustificată, ștergerea datelor cu caracter personal care te privesc și S.C. SOFTMANAGER S.R.L. va șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate atunci când se aplică una dintre următoarele:

• dacă datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate,
• dacă îți retragi consimțământul pe care se bazează prelucrarea și nu există altă bază legală pentru prelucrare,
• dacă datele cu caracter personal au fost prelucrate illegal,
• dacă datele cu caracter personal trebuie să fie șterse pentru a respecta o obligație legală din legislația UE sau națională.

12. Acordul de prelucrare a datelor 

Deoarece este posibil ca prin utilizarea serviciilor SoftManager CRM să gestionezi date cu caracter personal este necesar să-ți dai acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. 

Declari în mod expres că înțelegi și accepți acest acord de prelucrare a datelor.

13. Modificări ale politicii noastre de confidențialitate 

Dacă vom decide să modificăm Politica de confidențialitate, vom opera respectivele modificări si le vom publica intr-un nou newsletter.